Comentários gerais

Sabemos que a produtividade da empresa depende das pessoas, uma das funções importantes na administração de um programa de pessoal é combinar os indivíduos com as ocupações para as quais melhor se habilitam.

Para fazer parte do quadro funcional da empresa, o candidato passa por um "processo seletivo" constituído de entrevistas, preenchimentos de formulários para proposta de emprego, testes práticos, psicológicos, exame médico e outros...

O "processo seletivo" é um dos meios que a empresa dispõe para harmonizar as equipes de trabalho. A seleção do candidato tem por base colher dados adequados para o preenchimento da vaga através dos meios acima citados. A este processo estão também os julgamentos e avaliações sobre os candidatos a um emprego, julgar seus traços ou características humanas, avaliar suas potencialidades para o cargo ao qual esta sendo considerado.

Deveremos formar opiniões sobre a aparência e as maneiras de um candidato, sobre a sua capacidade de expressar-se, sua autoconfiança, e em grande medida, sobre suas atitudes.

A chefia através de entrevista poderá avaliar o conhecimento que o candidato tem da função à ser exercida, bem como, a capacidade do entrevistado para assimilar dados importantes a respeito das atividades que desempenhará.

Devemos analisar o perfil ideal do candidato para preencher a vaga em aberta, ou seja, quais as qualificações necessárias para o pleno desempenho da função.

I - conhecimentos a respeito da arte de recrutar e selecionar

Recrutamento

Do recrutamento dependerá o sucesso no processo produtivo, ou seja, os recursos humanos. A sua preocupação básica é a preservação da boa imagem da empresa e a eficácia no alcance dos resultados esperado.

O recrutamento poderá se utilizar de todos os meios possíveis para atingir, sensibilizar e atrair a mão-de-obra necessária e adequada às exigências específicas da empresa.
Este processo deverá sempre ser executado por profissionais experientes na área.

Os meios de recrutamento utilizados são:

• Anúncios em jornais;
• Anúncios em faculdades e universidades;
• Anúncios em sites;
• Indicações;
• Intercâmbio com outras empresas;
• Banco de dados próprio;
• Agência e consultorias;
• E outros...

Interno:

É o interesse em aproveitamento dos recursos humanos disponíveis dentro da própria empresa. Teríamos então como resultados: promoções, transferências ou reaproveitamento que estimulam o clima de motivação e planejamento de carreira da empresa, o interesse pelo bom desempenho estará sempre presente nos funcionários. Os meios utilizados para este tipo de recrutamento são:

• Mural;
• Gestão a vista;
• Circulares;
• Recomendações;
• Interesses próprios;
• Intranet;
• E outros...

Externo:

Uma vez que as possibilidades de aproveitamento interno estejam esgotadas; há técnicas de obtenção de recursos no mercado externo. Para tal, podemos utilizar anúncios em jornais, faculdades, universidades, contato com agências e consultorias e indicações.

É importante termos um feedback do recrutamento, através de um controle durante a entrevista com o candidato, verificando o meio pelo qual obteve conhecimento da vaga; assim computaremos o instrumento de divulgação que obtém maior sucesso e o porque disto.

Seleção

Permitirá escolher a pessoa mais adequada para a posição em aberto, dentre aquelas previamente recrutadas.

O selecionador é o cartão de visitas da empresa, sendo assim os candidatos deverão ter a melhor imagem possível, cientes de terem participado de um processo sério.

Os candidatos devem sempre ser tratados com respeito e consideração.

Atendimento a candidatos

O selecionador deve:

• Planejar o horário das entrevistas;
• Saber ouvir;
• Entender os questionamentos dos candidatos;
• Nunca adotar postura arrogante.

Como estabelecer rapport

Antes de mais nada, estabelecer um "rapport" com diferentes tipos de pessoas, não é fácil. Depende muito da capacidade do entrevistador, sua facilidade para estabelecer contato com outras pessoas, empatia, tem que ser característica predominante.

O estabelecimento de "rapport" dependerá também do entrevistado, há pessoas que demoram para se sentir à vontade com a presença do entrevistador. Mas também há os que logo se manifestam à vontade, comunicativos, demonstrando com facilidade seus interesses no trabalho. É verdade que isto depende muito da empatia existente no momento, por conseguinte, depende muito do entrevistador e do candidato.

Podemos distinguir dois objetivos principais no momento em que se estabelece um "rapport":

1º manter um bom contato com o candidato a fim de que o mesmo se sinta á vontade frente a situação proposta. Diminuir, sua ansiedade, seus temores da situação.

2º obter dados sobre o candidato. Por exemplo: sentimentos, afetos, o que pensa da oportunidade oferecida, etc...

É difícil propor um roteiro, um guia para estabelecer um "rapport". Isto depende muito do entrevistador, dos candidatos, da situação, do que se tem como objetivo. Além disso, um roteiro não deve ser seguido rigidamente; é muito importante deixar os candidatos discorrerem à vontade quando tem interesse. Sendo assim, se o entrevistador coloca alguma questão sobre escolaridade e o candidato discorre livremente sobre o tema, abrangendo outras questões que se pretendia fazer, não devemos se preocupar com a ordem das perguntas. Deve-se deixar o candidato livre, se necessários interromper com cuidado, quando perceber que o material verbalizado é de pouco interesse para enriquecimento de dados. Além disso, as perguntas devem ser formuladas de acordo com o nível de compreensão do candidato.

Não devemos esquecer, também ser, a ocasião do "rapport", um bom momento para observação do comportamento do candidato.

Levantamento de perfil

O levantamento de perfil tem por objetivo coletar dados acerca de vaga que se tem em aberto e do ocupante adequado.

Requisitos pessoais

São as características pessoais e de personalidade adequadas para o desempenho da função.

Exemplo: idade, sexo, estado civil, perspicácia, extroversão, introversão, equilíbrio emocional, eloquência, estilo de liderança, iniciativa, organização e dinamismo.

Requisitos profissionais

Conhecimento e experiência anteriores necessárias para que a pessoa possa executar atividades e alcançar os resultados exigidos para a função.

Exemplo:

Conhecimento: para o cargo de analista contábil é importante conhecer classificação de contas, bem como conciliação contábil, entre outros.

Experiência: pode estar relacionado ao nível junior, pleno, sênior, supervisão, coordenação, gerência, diretoria, ou seja, ao grau de delegação/responsabilidade exigida para o desempenho da função.

Nível de escolaridade

Deve ser avaliada qual a formação escolar, bem como os cursos específicos da área de atuação e de caráter complementar para ocupação do cargo.

Informações a respeito da área solicitante

O selecionador deve analisar as atividades do setor que obtém a vaga, bem como as atividades dos setores com os quais o candidato manterá interface.

Cabe analisar as implicações se o candidato selecionado falhar em suas atividades.

Os dados coletados orientarão o selecionador na definição do perfil.

Posição do cargo a ser preenchido, no organograma da empresa

• A quem o futuro ocupante da vaga se reportará;
• Terá ou não subordinados e quais os cargos deles;
• Outros cargos da área e o nível hierárquico dos mesmos.

Informações sobre o cargo

Quais as atividades que serão desempenhadas pelo futuro ocupante, qual o grau de freqüência que estas atividades ocorrem, qual a complexidade das atividades; as atividades diárias exigem solução de problemas não previstos ou normatizados; qual o poder de decisão exigido para o desempenho da função; os funcionários terão que manter contatos internos (entre os demais departamentos da organização) e/ou externos, bem como quais serão as áreas, os cargos a pessoas que terão maior contato e quais os objetivos de se manter esses contatos.

Ainda quanto ás informações sobre o cargo, deve especificar se a pessoa contratada será responsável por material, dinheiro, entre outros.

Desenvolvimento profissional

Deverá ser avaliado quais as possibilidades que o futuro funcionário terá com relação ao seu desenvolvimento profissional e qual será o seu plano de carreira dentro da área, departamento, divisão, empresa.

II - Aplique seus conhecimentos através da entrevista de seleção

Para realizarmos adequadamente uma entrevista é necessário, primeiramente, traçarmos o perfil humano para o cargo a ser preenchido.

Outro instrumento que precisamos ter em mãos para nossa análise é o histórico profissional e pessoal do candidato (currículum ou ficha de solicitação de emprego). Com esses instrumentos auxiliares (já lidos e absorvidos) em mãos, devemos iniciar a entrevista. Primeiramente é preciso saber ouvi-lo, falando apenas o estritamente necessário, direcionando as perguntas para os pontos que nos interessa; procurando evitar pausas prolongadas e formulando claramente as perguntas.

O entrevistador deve:

• Demonstrar real interesse pelas pessoas
• Ser reservado e comedido
• Demonstrar calor e simpatia
• Ser sempre sincero
• Ser humilde, e outros...

Um gerente ou supervisor precisa estar treinado em técnicas de entrevistas, pois vai usá-las nos processos de admissão, avaliação de desempenho, de persuasão, de aconselhamento, enfim no seu dia-a-dia.

Podemos afirmar que uma empresa possua gerentes e supervisores treinados em técnicas de entrevista, terá melhores possibilidades de manter uma equipe atuante e motivada.

Técnicas de entrevistas

Com o envolvimento cada vez maior das chefias na administração de recursos humanos, onde o papel do líder é gerir pessoas, o sucesso da seleção passou a ser também de responsabilidade do gerente ou supervisor de cada área.

O que parecia uma tarefa fácil, executada pelo selecionador, é complicada para quem não conhece seus princípios. É comum um gerente ou supervisor descobrir deficiências do candidato só depois do mesmo ter sido admitido, e muitas vezes após ter passado o período de experiência, o que custa tempo e dinheiro para a empresa, além do mal estar causado no setor e o status gerencial que é diminuído.

Para demonstrar nossa afirmação acima podemos citar alguns custos que recaem numa seleção de profissionais mal feita:

• Os custos reais com a perda de tempo com o pessoal envolvido no processo de recrutamento e seleção;
• Os custos operacionais com cartas, telefonemas, impressos, publicidade em jornais, revistas, faculdades, universidades, e outros...
• Os custos gerais de admissão e treinamento do novo funcionário;
• Os custos potenciais com a demissão (aviso prévio, fgts, férias, e outros...) E com o desperdício pelo fracasso do novo admitido; sendo que os custos reais e potenciais ocorrem de novo (retrabalho);
• Os custos que são difíceis de se medir mas que existem, como a queda momentânea da eficiência do setor, do prestígio da empresa e do gerente ou supervisor, a desmotivação generalizada pela saída do novo colega, e outros...

Podemos concluir que a seleção de pessoal é uma atividade muito séria e dispendiosa para a empresa para ser utilizada sem um treinamento adequado e bem aplicado à entrevista, bem como, conduzida por profissionais recém formados e imaturos.

quando a entrevista realizada é eficaz, a análise do potencial ou deficiência do candidato é mais real. Sendo detectadas, evitam que os custos se repitam no novo processo seletivo.

Passos para conduzir uma entrevista

Abrir uma entrevista:

• Cumprimentar o candidato e se apresentar;
• Fornecer um ambiente agradável e adequado;
• Evitar barreiras físicas;
• Provocar conversação;
• Fornecer orientações sobre o processo da entrevista.

Coleta de informações:

• Explore situações passadas;
• Certifique-se que as informações estão completas.

Encerramento da entrevista:

• Fornecer explicações dos passos seguintes;
• Agradeça o candidato e se coloque a disposição.

Avaliação do candidato

Avaliação de informações:

• Currículum;
• Proposta;
• Suas observações durante a entrevista;
• Resultado dos testes específicos e psicológicos.

Qualquer informação é válida somente quando complementada de dados que embasam tal percepção.

Segue exemplificação:

Sumário de técnicas de entrevista

Perguntas abertas:

Que...?
De que maneira...?
Por que ...?
Como...?
Explique...?
Compare...?
Descreva...?

Perguntas fechadas:

Você é (foi, será, seria ...)
Você tem (teve, terá, teria ...)
Você faz...?
Quanto ...?
Quem ...?
Onde ...?
Qual das ...?

Silêncio

As pessoas na maioria das vezes ficam incomodadas com o silêncio, sendo assim o entrevistador deve saber usar desta técnica para o entrevistado responder com maior riqueza de detalhes as perguntas formuladas.

Entrevista de seleção

Nível de desempenho (objetivos e indicadores)

• Quais eram suas responsabilidades (especificamente)
• Quais eram os resultados ...?
• Poderia explicar como ...?
• Como administrou ...?
• Como decidiu ...?
• Como implementou ...?

Condições de desempenho

• Quem trabalhou com você ...?
• Dê-me um exemplo de ...?
• Qual era sua participação na ...?
• Quais eram as implicações ...?
• Quantas vezes você teve que ...?
• Qual era a participação de seu superior e outros ...?

Conhecimento e habilidades

• Quais habilidades contribuem para seu sucesso ...?
• Qual processo usa para ...?
• Como aprendeu ...?
• Como administrou ...?
• Numa situação deste tipo ... O que você faria ?

Atitudes/sentimentos/valores

• Como você se sentiu quando ...?
• O que era importante para você ...?
• Se ... Acontecesse o que você faria ? Por que ...?
• Se pudesse mudar algo no seu último emprego, o que mudaria ?

Entrevista sobre comportamento

Dê-me um exemplo de como você usa a "criatividade" em sua posição atual.

Dê-me um exemplo de uma "decisão rápida" tomada por você recentemente, da qual você se orgulhe.

Você já ouviu o velho ditado? "dance conforme a música" - dê-me um exemplo de como você fez isto ao trabalhar com uma pessoa difícil.

Fale-me sobre uma meta importante estabelecida por você, e até que ponto você conseguiu realizá-la de forma bem sucedida.

Que experiência você teve com "falha de comunicação" com um cliente ou um colega de trabalho e como você resolveu este problema?

Cite uma ocasião em que uma decisão da chefia impediu seu trabalho. O que você fez?

Cite uma ocasião em que você teve oportunidade de programar seu próprio trabalho. O que você fez com esta oportunidade?

Na sua vida profissional, quais foram as decisões que você tomou sem prévia consulta a chefia?

Cite uma ocasião em que você tenha comunicado algo desagradável ao seu supervisor. O que aconteceu?

Qual foi a decisão mais difícil que você tomou na sua vida profissional?

Quais foram os problemas encontrados por você na sua vida profissional e como você os resolveu?

O que o deixa irritado em seu trabalho e como você ameniza este problema?

O que é "cliente interno" e " cliente externo"? Como eles esperam ser atendidos.

Como você considera ser um atendimento adequado (atendimento ao cliente)?

Cite virtudes e defeitos que você considera ter.

Avalie na entrevista as seguintes habilidades

Exemplificamos algumas habilidades vitais para o adequado desempenho de vários cargos.

O entrevistador deve avaliar a habilidade requerida para o cargo a ser preenchido, a fim de analisar através das respostas do entrevistado se o mesmo está apto ou não a assumir a função.

Habilidades analíticas:

• Definir parâmetros de tarefas e fixar objetivos;
• Colher dados relevantes de fontes apropriadas;
• Identificar todos os fatores relevantes ou restrições;
• Aplicar raciocínio lógico para determinar relações entre variáveis;
• Desenvolver conclusões orientadas para resultados empresariais;
• Testar suposições, observar resultado e incorporar revisões e correções.

Assertividade e entusiasmo:

• Perseguir metas e orgulhar-se em conseguir cumpri-las;
• Tomar iniciativa, persistir nas tarefas e manter um alto nível de energia;
• Demonstrar autoconfiança e atitudes positivas em relação a si mesmo e a outros;
• Aceitar riscos e participar de situações de competição;
• Expressar necessidades pessoais e organizacionais de maneira positiva e construtiva.

Habilidades burocráticas:

• Usar equipamento de escritório, tais como: micro computador, máquina de xerox, calculadoras, etc...
• Demonstrar conhecimento de formatos comuns para correspondências e relatórios;
• Manter atenção para detalhes;
• A partir de rascunhos, produzir cópias finais corretamente digitadas;
• Desenvolver e usar sistemas de arquivo e banco de dados;
• Conhecimento da ferramenta office.

Habilidade organizacional:

• Planejar, organizar e controlar atividades prioritárias;
• Estabelecer cronogramas, roteiros ou quotas;
• Coordenar recursos para o atingimento dos objetivos;
• Trabalhar sozinho e em grupo;
• Aceitar mudanças sem perder a compostura ou eficiência.

Habilidades manuais:

• Conhecer e usar ferramentas ou equipamentos com desembaraço e economia de esforços;
• Manter os equipamentos e a área de trabalho limpos e asseados;
• Prevenir e evitar acidentes;
• Fazer tarefas mecânicas como requeridas, tais como: soldagem, medição e outros...

Habilidades matemáticas:

• Ter segurança para trabalhar com números e estatísticas;
• Executar cálculos;
• Formular sistemas de medição e mensuração;
• Fazer previsões, orçamentos e/ou relatórios quantitativos.

Responsabilidade e maturidade:

• Manter prazos estabelecidos enquanto investiga cada tarefa com profundidade e precisão;
• Implementar ou trabalhar de acordo com a política organizacional, relacionando esforços pessoais aos da organização;
• Manter compostura, efetividade e flexibilidade quando sob pressão;
• Encorajar o fluxo de informações sobre decisões, problemas e sucessos.

Habilidade para tomada de decisões:

• Perceber cada desvio no trabalho como oportunidade para tomar decisões;
• Colher informações e utilizar recursos de várias fontes;
• Perceber e avaliar alternativas;
• Analisar o impacto de decisões compatíveis com as metas organizacionais;
• Suportar decisões com provas e raciocínio lógico.

Conhecimentos técnicos:

• Demonstrar conhecimentos de princípios e teorias aplicadas às tarefas;
• Ler publicações técnicas, especificações, etc..., requeridas na função;
• Demonstrar conhecimentos de tendências, problemas e inovações referentes ao ramo de atividades.

Habilidade intelectual:

• Analisar e resolver problemas;
• Processar informações oriundas de várias fontes;
• Desenvolver novas idéias, produtos, soluções, entre outras;
• Compreender rapidamente novos conceitos, abordagens ou sistemas;
• Organizar ou reorganizar informações de maneira original;
• Aplicar criatividade e imaginação.

Habilidades interpessoais:

• Trabalhar em regime de cooperação com grupos heterogêneos;
• Comunicar-se com cliente, o público e os colegas de trabalho;
• Reconhecer seus pontos fortes e fracos e os dos outros;
• Ganhar a confiança e credibilidade dos outros;
• Mostrar sensibilidade apropriada aos sentimentos de outros;
• Enfocar tarefas e desempenho ao invés de personalidade.

Habilidade de comunicação:

• Saber ouvir;
• Responder clara e diretamente;
• Usar vocabulário apropriado à situação;
• Preparar relatórios claros e concisos;
• Receber instruções orais e escritas;
• Descrever ou explanar informações, conceitos, idéias e instruções para outros.

Você é um bom entrevistador?

Segue 32 maneiras de "não" se fazer uma entrevista:

1. Chame o candidato da sala (fulano) sem se levantar da cadeira;

2. Ou mande a secretária (ou recepcionista) levá-lo até você, afinal você é muito importante;

3. Cumprimente o candidato como um velho amigo: "ô cara, tudo legal", vamos lá amigão, etc;

4. Convide-o para bater um papo: "vamos lá conversar", "vamos lá bater um papo" ou "este nosso bate-papo";

5. Fale só da empresa, não deixe o candidato falar, ele está aqui para ouvi-lo;

6. Discurse sobre o cargo, afinal o candidato tem que saber tudo mesmo, não é. E você não precisa saber nada sobre ele;

7. Fale sobre você, é imprescindível que o candidato lhe conheça bem, afinal você é magnífico;

8. Explique seus gostos: músicas, cinema, política, futebol, etc. É muito bom que o candidato saiba de tudo isso;

9. Mostre que você tem boa cultura, o candidato perceberá o quanto você sabe;

10. Não se esqueça de dizer sobre outras empresas, mostre que você tem grandes conhecimentos do mercado;

11. Pergunte se o candidato está entendendo, pois ele pode ser um pouco limitado;

12. Se você acha que o candidato não entendeu, explique tudo de novo, afinal você está aí para isso;

13. Não se esqueça: o candidato só deve falar no máximo 20% do tempo, você é mais importante e por isso 80% do tempo é seu;

14. Seja sempre "o professor" ou o "papai sabe tudo";

15. É sublime "vender" a posição e a empresa ao candidato, e ele tem que comprar sem regatear. Afinal você está oferecendo para ele a melhor oportunidade do mundo;

16. Nunca deixe dúvidas de que você o encaminhará para a continuidade do processo. É desagradável falar não, para as pessoas, pois elas poderão levar uma imagem ruim de você;

17. Insista em seu "marketing" pessoal com o candidato, é bom que saia com a impressão que "conversou" com alguém legal e grandioso;

18. Ah! Se o candidato chegar atrasado não esqueça de alertá-lo sobre o que ele perdeu, com os minutos que se atrasou, afinal você é esplêndido;

19. Nunca deixe o candidato perceber que você tem algo de humano (sentimentos, emoções, ambigüidades). Já pensou o que ele poderá pensar de você?

20. Não convide o candidato a refletir e a trocar idéias, afinal o que ele poderá trazer de interessante?;

21. Se acaso necessitar perguntar algo ao candidato, é importante que você tenha todas as questões elaboradas e não pergunte nada fora do roteiro. Você saiba o que é importante conhecer sobre ele;

22. Permita que o candidato puxe os "ganchos" que, sem querer, é claro, você deixa escapar. Ele precisa conhecê-lo muito bem;

23. É importante saber bem sobre vida sexual do candidato. Não se esqueça, isso pode ser um fator decisivo para a contratação;

24. Antes do seu bate-papo, aplique todos os testes necessários, inclusive os de habilidades, aptidões e q.i., pois a crença do homem ser totalmente medido é antiqüíssima, existindo desde a 1ª guerra mundial;

25. Em hipótese nenhuma discuta o que "descobriu" nas avaliações psicológicas, pois devemos manter a "caixa preta", ninguém pode saber, esse material não é para ser discutido, principalmente com o candidato;

26. Não abra para discutir sobre a entrevista e suas impressões, pois você faz isso há tanto tempo que não tem dúvidas, pois a sua é a melhor do mundo;

27. Se no processo houver "dinâmica de grupo" ou "prova situacional", não diga ao candidato nada: o efeito surpresa é fundamental;

28. Ah!, não permita que o candidato pergunte sobre alguma dúvida, pois com certeza tudo foi explicado, afinal você é ótimo;

29. Pode prometer que a vaga é dele;

30. Fale para ele pedir demissão antes do exame médico e da aprovação final da posição na empresa;

31. Se não, deixe claro que sua torcida é só para ele. O candidato poderá até se apaixonar por você;

32. Encerre com uma abraço fraternal e com um até breve;

Qual o procedimento para os candidatos não aprovados?

• Informá-los que não foram escolhidos para o preenchimento da vaga (carta anexa).

Qual o procedimento para os candidatos aprovados?

• Não devemos falar-lhe diretamente que ele foi aprovado, visto que o processo seletivo termina quando o exame admissional o aprova para a função;
• Após a aprovação no exame admissional, devemos fornecer todas as informações dos direitos e deveres e a lista dos documentos a serem apresentados.
• Convidá-lo a participar da palestra de integração, onde devemos apresentar informações institucionais e fornecer-lhe informações complementares.